Managementinformatie Tijdig beschikken over de juiste, volledige informatie om beslissingen te kunnen nemen.

Managementinformatie

Managers en ondernemers moeten beschikken over de juiste, volledige en tijdige informatie om correcte beslissingen te kunnen nemen. Verkeerde informatie of informatie die een vertekend beeld geeft kan leiden tot de verkeerde beslissingen. Hoe kan dit voorkomen worden? Wat zijn de kernpunten van goede managementinformatie? 

Structuur van de informatie in lijn met de structuur van organisatie

Iedere business unit, afdeling, artikelgroep of concept dat binnen de bedrijfsvoering onderkent wordt, moet ook in de managementinformatie uitgesplitst worden. Een simpel voorbeeld: wanneer een meubelbedrijf tafels en stoelen verkoopt moet er in het grootboek onderscheid worden gemaakt tussen de categorieën tafels en stoelen. Echter wordt bij vele ondernemingen nog steeds alle omzet op één en dezelfde rekening geboekt. Het resultaat is dat er geen inzicht is in de ontwikkeling en verdeling van specifieke groepen die door werknemers en managers wel als verschillend worden ervaren. Dit geldt voor alle informatietypes: fases in de salesfunnel, typen producten op voorraad en boekingen in de administratie. Kortom, voor krachtige managementinformatie moet u duidelijk onderscheid kunnen maken tussen business units, concepten, categorieën etc.. Dit is alleen mogelijk als uw data, aan de basis, ook volgens de gewenste onderverdeling wordt ingevoerd.

Actueel

Managementinformatie moet beschikbaar zijn op het juiste moment. Dat een jaarrekening in het tweede kwartaal van het opvolgende jaar niet meer relevant is door de ouderdom van de gegevens is logisch. Die jaarrekening vormt een presentatie naar externe partijen maar biedt voor het management geen houvast. De informatie die aan de basis van uw beslissingen staat moet direct beschikbaar zijn. Hierbij moet echter wel rekening gehouden worden met volledigheid. Wanneer bijvoorbeeld omzetcijfers per dag worden weergegeven, heeft u voor berekening van de winst ook bijvoorbeeld de looninslag nodig. Hierdoor is het niet altijd mogelijk direct volledige informatie te tonen. Bedenk hierbij dat u voor tussentijds bijsturen ook niet hoeft te wachten tot alle cijfers 100% volledig zijn. Beter vroegtijdig bijsturen op alleen omzetcijfers, dan wachten op uw complete jaarrekening en constateren dat u te laat bent.

Frequentie

Informatie om goed te kunnen sturen moet weergegeven worden in de juiste tijdsnotering. In een retail omgeving kan het bijvoorbeeld interessant zijn om de verkopen per uur door de dag heen te monitoren, voor uitzendkantoren geldt veelal dat informatie per week interessant is en voor andere ondernemingen kunnen pas trends gespot worden bij maandweergaven. Ieder bedrijf moet hierbij goed naar zijn activiteiten kijken en op basis daarvan het tijdsperspectief bepalen waarin naar informatie gekeken wordt.

Visueel

Getallen en tekst lezen we serieel, dat wil zeggen dat je de tekst letter voor letter, woord voor woord in je opneemt. Een visual zoals een grafiek kan de mens parallel verwerken wat betekent dat we in één oogopslag informatie halen uit de grafiek. Door deze verwerkingsmethode kan de mens veel sneller meer informatie uit beelden halen dan uit tekst. Vandaar natuurlijk het spreekwoord: een foto zegt meer dan duizend woorden. Over het algemeen bestaat managementinformatie uit vele componenten uit verschillende bronnen: veel informatie dus, die daarom het beste in visuals verwerkt kan worden zodat het perspectief snel duidelijk is voor de manager.

Normalisatie

Onlangs werd gepubliceerd dat het aantal verkochte huizen is gestegen met 30%. Dit vermelde groeipercentage was ten opzichte van dezelfde maand in het jaar ervoor. Dit gaf echter een vertekend beeld omdat er in diezelfde maand vorig jaar nauwelijks huizen werden verkocht vanwege politieke onzekerheid omtrent de hypotheekrenteaftrek. De specifieke keuze voor een vergelijking met dezelfde maand in het voorgaande jaar zorgt er hier voor dat de informatie wellicht te positief wordt geïnterpreteerd. In het geval van managementinformatie zou dit tot een beslissing kunnen leiden die misschien niet genomen was als de informatie in een ander perspectief gepresenteerd was. Voor ieder stukje informatie kan een andere vergelijkingsreferentie optimaal zijn, belangrijk is dus dat flexibele referenties cruciaal zijn om het juiste perspectief te geven aan management informatie.

Boficon

Wilt u ook sturen op cijfers en wilt u weten wat Boficon hierbij voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.